個人情報の保護に関する基本方針

株式会社JR東日本企画PROHOUSE（以下「当社」といいます）は、BPOやICT・デジタル領域のオペレーション運用業務に特化した企業として、広告主、媒体社、協力会社等の取引先との取引や当社の調査、地域活性化等の事業活動を通じて、個人の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、画像、音声、個人番号等、生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別できる情報又は他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別することができる大切な情報資産（以下「個人情報」といいます）をお預かりしています。
当社は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、お預かりする個人情報を以下の通り誠実に取り扱うものとします。

1. 個人情報の取得、利用、提供

当社は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

2. 法令・規範の遵守

当社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）、行政手続きにおける特定の個人情報を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます）等の法令、国が定める指針、関連する業界ガイドライン等の規範及び社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。

3. 個人情報の保護

当社は、個人情報を適正に保護し、漏えい、滅失または毀損などを防止するために必要な安全管理措置を講じるとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。

4. 対応窓口

当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、個人情報の取り扱い等に関する苦情や相談に対し、対応窓口を定め、対応窓口はこれらに誠実に対応いたします。

5. 個人情報保護に関する社内規程の制定等

当社は、本基本方針の実施のために、個人情報保護に関する社内規程およびその管理者を定め、個人情報の適切な取り扱いについて、当社の役員および従業員ならびに業務を委託する第三者に対し周知徹底し、また適時に実施状況を監査する等、個人情報保護マネジメントシステムの定期的な見直しと、継続的改善に努めます。

制定日：2024年7月1日
改訂日：2025年3月28日

株式会社JR東日本企画PROHOUSE
代表取締役社長　本間　智之

個人情報保護方針に関する問い合わせ先
株式会社JR東日本企画PROHOUSE　経営管理部
〒399-0736　長野県塩尻市大門一番町7番1号
お問い合わせはこちら

個人情報の取り扱い

1. 個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名

株式会社JR東日本企画PROHOUSE
代表取締役社長　本間　智之
長野県塩尻市大門一番町7番1号

2. 個人情報保護管理者

経営管理部 個人情報担当

3. 個人情報の利用目的

当社が取得する個人情報の利用目的は次のとおりです。

当社サービスを利用するお客さまの個人情報
・当社サービスを提供するにあたり、その運営管理を行うため
・当社事業、営業活動、サービス等に関するアンケート調査や統計分析等を行うため
・当社サービスやイベント等のご案内の発信等、マーケティング活動を行うため

受託業務の個人情報
・イベント・セミナー等の開催業務、キャンペーン・懸賞等に関する業務、会員向けサービスの提供等の業務、
　調査業務、個人の属性や行動履歴に基づくパーソナライズ業務等の遂行のため
・その他、当社が取引先等から受託した業務の遂行のため

お問合せ、ご意見等受付時に取得する個人情報
・各種お問合せやご意見の受付及び回答のため
・お問合せ内容等を正確に把握するため

取引先個人情報
・取引先としての選定業務、営業情報の提供業務、契約締結手続き業務、取引管理業務及びこれらに付随する業務の遂行のため

社員（退職者を含む）、採用応募者及びその家族等から取得した個人情報
・採用関連情報の提供及び採用に関する業務のため
・雇用管理（出向・転籍を含む）に関する業務のため
・給与等の支払いに関する業務のため
・福利厚生、健康管理等に関する業務及び適正な就業環境の確保のため
・退職後の諸手続きのため
・法令及び業務上必要な諸手続き並びに連絡等のため
・ＪＲ東日本グループ、当社及び当社グループにおける業務遂行のため

特定個人情報
・健康保険及び雇用保険等に関する事務のため
・厚生年金及び国民年金等に関する事務のため
・給与、賞与及び年末調整等、所得税源泉徴収等に関する事務のため
・源泉徴収票、給与支払報告書等の作成及び提出に関する事務のため
・社員持株会、財形貯蓄、企業年金等に関する事務のため
・法定の支払調書等の作成及び提出に関する事務のため
・その他、番号法等に定める事務のため

当社は、上記に定める利用目的のほか、個人情報の取得に際して当社が本人に通知した利用目的に必要な範囲で個人情報を利用します。

4. 個人情報の安全管理のために講じた措置について

1.基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等を遵守し、「個人情報の保護に関する基本方針」を策定しています。

2.個人データの取扱いに係る規律の整備
適正な取得、利用、保存、管理等を行うことを目的として、個人情報の取扱いに関する社内規程を策定するとともに、取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、担当者及びその任務等について明確化しています。

3.組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4.人的安全管理措置
個人データの取扱いに関して、従業者に研修を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

5.物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

6.技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7.外部環境の把握
外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

8.従業員の監督
従業員による個人データの取扱い状況を把握するために、年1回以上の監査等を行うことにより、法令及び社内規程等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には速やかに改善します。

9.委託先の監督
委託先による個人データの取扱い状況を把握するために、年１回以上の監査等を行うことにより、契約及び法令等に合致した運用が為されていることを確認し、問題がある場合には必要な措置を講じます

5. 個人データの第三者提供について

1.個人情報の第三者提供
当社は、3. 個人情報の利用目的に記載した個人情報の利用目的に該当し、あらかじめ本人の同意を得ている場合又は次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。

・法令に基づく場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

前号にかかわらず、当社は、特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供することはありません。

2.個人情報の共同利用
当社は、あらかじめ次の内容を本人に通知し、個人情報（要配慮個人情報を除きます）をＪＲ東日本グループ等の特定の企業と共同して利用することがあります。
・共同利用する旨
・共同利用する個人データの項目（氏名、住所、電話番号、メールアドレス等）
・共同利用する範囲
・共同利用する目的
・共同利用する個人データの管理責任者の住所および代表者名（※特定個人情報を含む個人データについては共同利用致しません。）

7. 個人情報の開示等の手続

当社の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等及び個人情報保護法の定めに則った、保有個人データに関する内容の利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示に関する情報提供（以下「開示等」といいます）については、以下の窓口までお問い合わせください。開示等の具体的な方法については、個別にご案内します。
必要な本人確認手続き等を行った上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。
なお、本人にお知らせする郵送料等を実費としてご負担いただく場合がございますので、ご了承下さい。

8. 個人情報相談窓口

株式会社JR東日本企画PROHOUSE　経営管理部
〒399-0736　長野県塩尻市大門一番町7番1号
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