個人情報の保護に関する基本方針

株式会社JR東日本企画PROHOUSE（長野県塩尻市大門一番町7番1号　代表取締役社長　本間　智之　以下「当社」といいます）は、BPOやICT・デジタル領域のオペレーション運用業務に特化した企業として、広告主、媒体社、協力会社等の取引先との取引や当社の調査、地域活性化等の事業活動を通じて、個人の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、画像、音声、個人番号等、生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別できる情報又は他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別することができる大切な情報資産（以下「個人情報」といいます）をお預かりしています。
当社は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）、行政手続きにおける特定の個人情報を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます）等の法令、関連する業界ガイドライン等の規範及び社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。
なお、当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、その情報に関して、開示、訂正、利用停止等を求められたときは、合理的な期間、法令等で定められた範囲内で対応します。
そして、当社は、個人情報保護への取組みを定期的に見直し、継続的改善に努めます。
（※本基本方針における個人情報は、特定個人情報を含みます）

個人情報取扱事業者の名称および代表者の氏名
事業者名：株式会社JR東日本企画PROHOUSE
　　　　　　　代表取締役社長　本間　智之
所在地：長野県塩尻市大門一番町7番1号

1.個人情報の保護、安全管理のための措置

1.基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等を遵守し、「個人情報の保護に関する基本方針」を策定しています。

2.個人データの取扱いに係る規律の整備

適正な取得、利用、保存、管理等を行うことを目的として、個人情報の取扱いに関する社内規程を策定するとともに、取得、利用、保存、提
供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、担当者及びその任務等について明確化しています。

3.組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明
確化し、法令や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4.人的安全管理措置

個人データの取扱いに関して、従業者に研修を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

5.物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域において、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

6.技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7.外部環境の把握

外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理のために必要かつ適切
な措置を講じます。

8.従業員の監督

従業員による個人データの取扱い状況を把握するために、年1回以上の監査等を行うことにより、法令及び社内規程等に合致した運用が
なされていることを確認し、問題がある場合には速やかに改善します。

9.委託先の監督

委託先による個人データの取扱い状況を把握するために、年１回以上の監査等を行うことにより、契約及び法令等に合致した運用が為さ
れていることを確認し、問題がある場合には必要な措置を講じます。

2.個人情報の取り扱い

1.個人情報の利用目的

当社が取得する個人情報の利用目的は次のとおりです。なお、当社は、取得した個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委
託先を適切に選定し、委託先にその利用目的の範囲内で当社が取得した個人情報を提供することがありますが、委託先とは個人情報の取
扱いに関する秘密保持契約を締結し、当該業務の目的外の利用を禁止するとともに、安全管理のための必要な措置を講じさせる等の対
応を行います。

当社サービスを利用するお客さまの個人情報
・当社サービスを提供するにあたり、その運営管理を行うため
・当社事業、営業活動、サービス等に関するアンケート調査や統計分析等を行うため
・当社サービスやイベント等のご案内の発信等、マーケティング活動を行うため

受託業務の個人情報
・イベント・セミナー等の開催業務、キャンペーン・懸賞等に関する業務、会員向けサービスの提供等の業務、
　調査業務、個人の属性や行動履歴に基づくパーソナライズ業務等の遂行のため
・その他、当社が取引先等から受託した業務の遂行のため

お問合せ、ご意見等受付時に取得する個人情報
・各種お問合せやご意見の受付及び回答のため
・お問合せ内容等を正確に把握するため

取引先個人情報
・取引先としての選定業務、営業情報の提供業務、契約締結手続き業務、取引管理業務及びこれらに付随する業務の遂行のため

社員（退職者を含む）、採用応募者及びその家族等から取得した個人情報
・採用関連情報の提供及び採用に関する業務のため
・雇用管理（出向・転籍を含む）に関する業務のため
・給与等の支払いに関する業務のため
・福利厚生、健康管理等に関する業務及び適正な就業環境の確保のため
・退職後の諸手続きのため
・法令及び業務上必要な諸手続き並びに連絡等のため
・ＪＲ東日本グループ、当社及び当社グループにおける業務遂行のため

特定個人情報
・健康保険及び雇用保険等に関する事務のため
・厚生年金及び国民年金等に関する事務のため
・給与、賞与及び年末調整等、所得税源泉徴収等に関する事務のため
・源泉徴収票、給与支払報告書等の作成及び提出に関する事務のため
・社員持株会、財形貯蓄、企業年金等に関する事務のため
・法定の支払調書等の作成及び提出に関する事務のため
・その他、番号法等に定める事務のため

当社は、上記I～VIに定める利用目的のほか、個人情報の取得に際して当社が本人に通知した利用目的に必要な範囲で個人情報を利用します。

2.個人情報の第三者提供

当社は、前項に記載した個人情報の利用目的に該当する場合及び次項の個人情報保護法に基づく第三者提供の場合の措置をとっている
場合又は次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。

・法令に基づく場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

前号にかかわらず、当社は、特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供することはありません。

3.個人情報の第三者提供の場合の措置

当社は、第三者に提供される個人データ（要配慮個人情報を除きます）について、本人の求めに応じて、当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則の定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、法令等の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することがあります。
・第三者への提供を利用目的とすること
・第三者に提供される個人データの項目（例、住所・氏名・電話番号等）
・第三者への提供の方法
・本人の申し出に応じて当該個人データの第三者への提供を停止すること
・本人の申し出を受け付ける方法

4.個人情報の共同利用

当社は、あらかじめ次の内容を本人に通知し、個人情報（要配慮個人情報を除きます）をＪＲ東日本グループ等の特定の企業と共同して利用することがあります。
・共同利用する旨
・共同利用する個人データの項目（氏名、住所、電話番号、メールアドレス等）
・共同利用する範囲
・共同利用する目的
・共同利用する個人データの管理責任者の住所および代表者名（※特定個人情報を含む個人データについては共同利用致しません。）

5.個人情報の開示等の手続

当社の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等及び個人情報保護法の定めに則った、保有個人データに関する内容の開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去等に関する情報提供（以下「開示等」といいます）については、以下の窓口までお問い合わせください。開示等の具体的な方法については、個別にご案内します。
必要な本人確認手続き等を行った上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。
なお、本人にお知らせする郵送料等を実費としてご負担いただく場合がございますので、ご了承下さい。

6.個人情報相談窓口

株式会社JR東日本企画PROHOUSE　総務局総務部
〒399-0736　長野県塩尻市大門一番町7番1号
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